第一章 总则
第一条 为加强学院档案管理，提高档案管理水平，维护档案的完整与安全，更好地为学院各项工作和师生服务。根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》等规定，结合学院实际，制定本办法。
第二条 本办法所称的档案是指学院在教学、科研、管理等活动中直接形成的对学院和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式载体的历史记录。
第三条 学院将档案工作作为一项重要的基础性工作，纳入整体发展规划，加强领导和管理。
第四条 学院档案工作遵循统一领导、分级管理的原则，应切实维护档案的完整性与准确性，保护学院机密和教师知识产权，加速推进档案信息化建设，有利于学院和社会对档案的利用。
第二章 管理体制和机构设置
第五条 学院档案工作由院长直接领导，并接受上级档案行政部门的指导、监督和检查。院长在档案工作中的主要职责是：
（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学院档案工作规章制度；
（二）将档案工作纳入学院整体发展规划，促进档案信息化建设与学院其他工作同步发展；
（三）建立健全与办学规模相适应的学院档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备及经费；
（四）研究决定学院档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
第六条 学院根据《中华人民共和国档案法》等有关法规文件规定，设立综合档案室，隶属于党政办公室。综合档案室是负责学院档案工作的管理机构，全院各部门的档案工作接受综合档案室的指导、监督和检查。综合档案室的主要职责有：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学院档案工作；
（二）拟订学院档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学院的各类档案及有关资料；
（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；
（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（六）开展档案的开放和利用工作；
（七）开展学院档案工作人员的业务培训；
（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
（九）开展档案学术研究和交流活动；
（十）围绕学院工作，完成院领导交办的其它工作。
第七条 学院各部门由一位负责人分管本部门的档案工作，并设专（兼）职档案人员，在综合档案室的指导下负责本部门档案的收集、整理、归档和移交工作。
第三章 档案工作人员
第八条 学院为综合档案室配备专（兼）职档案工作人员，其人数根据档案数量和工作任务确定。学院档案工作人员属于档案技术专业人员，与学院教学、科研和行政管理人员享受同等待遇，实行专业技术职务聘任制。档案管理行政职务的聘任则按照学院有关规定执行。专（兼）职档案工作人员队伍要保持相对稳定。
第九条 学院档案工作人员应认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，具备档案专业或相关专业知识及现代化管理技能，认真学习和掌握档案专业理论知识和有关的新知识、新技术，不断提高档案管理水平。
第四章 档案的归档与接收
第十条 学院各部门应将档案管理工作纳入本部门的规章制度和岗位职责，做到每项重要的教学、科研、管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料，要对纸质文件材料和电子文件材料实行同步归档。
第十一条 学院实行文件材料形成部门归档制度，各部门均是归档单位，其档案材料要统一归档，责任人按文件材料的自然形成规律，加以系统整理，编排页号或件号，填写卷内目录，交本部门档案工作人员检查，合格后向学院综合档案室移交。学院综合档案室可指导各部门的归档工作。
第十二条 学院各类文件材料的归档范围和保管期限，按《柳州工学院档案归档范围和保管期限》的要求执行。
第十三条 学院各部门在教学、科研、管理等活动或个人在职务活动中形成的有保存价值的各种载体和文件材料，必须按照规定向学院档案管理部门移交，任何个人不能据为己有。对于个人在非职务活动中形成的重要材料可按征集、代管、捐赠的方式处理。凡列入学院归档范围的档案，任何人不得拒绝归档或据为己有。
第十四条 学院或院内部门组织承办的在国内外有重大影响的全国性、国际性会议（简称重要会议）和区域性的重大政治、经济、科学、技术、文化等活动（简称重大活动）所形成的材料，由会议或活动的承担部门及时移交学院档案部门。
第十五条 学院各部门立卷归档的文件材料，应符合下列要求：
（一）归档的文件材料应齐全完整。已破损文件应予复制，复制件附于原件后一并归档；
（二）归档的文件材料，应遵循文件之间的形成规则，保持文件之间的有机联系，区分保存价值，分类组卷；
（三）归档文件用纸规范，纸质优良，字迹清楚、耐久，严禁用圆珠笔、红笔、铅笔等不耐久笔书写；
（四）案卷标题简明确切，填写备考表、编制卷内目录符合规范要求；
（五）归档材料符合档案计算机管理要求。
第十六条 归档时间及手续：
（一）党政类和能按自然年度归档的文件材料在次年六月底以前归档；
（二）教学类和能按教学年度归档的文件材料在当年寒假前归档；
（三）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档；
（四）基建类档案应当在项目完成后三个月内归档；
（五）接收档案必须履行相关手续，填写档案移交目录，一式两份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间，交接双方必须签名盖章；
（六）随时接收上级规定应接收的档案。
第十七条 学院档案部门应重视向国内（境）外征集与本院有关的各种档案和院史文献、文物征集工作。
第五章 档案管理
第十八条 根据相关法规的规定，学院档案由综合档案室实行集中统一管理，建立科学、规范的管理制度，实行专人管理，以确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
第十九条 综合档案室要对所接收的档案进行分类、编号、排列上架、编制检索工具。根据档案的保密程度，确定不同的利用范围，建立档案借阅和审批制度。做好档案的利用效果登记。
第二十条 综合档案室要建立档案统计、检查制度，定期对档案的接收、整理、保管利用和室内各种数据情况进行检查和统计。
第二十一条 综合档案室要注意研究、改进档案保护技术，及时修补、修复残破档案。消除安全隐患，采用现代先进技术设备，配备防盗、防火、防渍、防有害生物和有害气体的必要设施，防止档案的破损、褪色和霉变，确保档案安全，确保档案管理者和利用者的身心健康。
第二十二条 综合档案室要组织做好档案鉴定工作。对保管期限已满、失去保存价值的档案，应登记造册报经分管档案工作的院领导批准后，予以销毁，销毁时应指定专人监销，学院有关部门要派人参加，并在会签单上签名、盖部门印章。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十三条 为加强档案信息化建设，综合档案室要推行档案计算机管理，按照档案工作的相关要求建立档案数据库，逐步实现档案的标准化、规范化和现代化管理。
第二十四条 学院综合档案室应认真执行档案统计年报制度，并按国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
第六章 档案的利用与公布
第二十五条 学院综合档案室按照有关档案法律法规的规定，分期分批向学院和社会开放档案，并设立专门阅览室，提供开放的档案目录或检索工具。学院综合档案室是学院出具档案证明的唯一合法部门。未经学院授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布档案。
第二十六条 综合档案室保存的档案，主要供本院利用。凡属本院工作需要，利用者在办理登记手续后可直接到综合档案室查阅。需要查阅学院档案的外单位或个人，须持有效介绍信或合法身份证，在说明利用档案目的或范围后，经学院分管档案工作的院领导同意，方可查阅属于开放范围的档案，并可摘抄或复制。
第二十七条 学院综合档案室所藏档案属下列情况之一者不宜开放：
（一）涉及党和国家秘密的；
（二）涉及专利或技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成部门规定限制利用的。
第二十八条 利用档案时，任何人不得涂改、伪造、损毁、丢失档案，应当遵守国家保密规定，不得擅自摘录、复制或泄漏档案内容。
第二十九条 学院档案部门提供利用重要、珍贵的档案应当用经过数字化的文件代替原件；确须使用原件的，需经分管档案工作的院领导批准后方可使用。加盖学院档案部门公章的档案复制件，具有与档案原件同等的效力。
第三十条 学院档案部门应当加强对档案史料的研究整理，编辑出版档案史料。
第七章 附 则
第三十一条 本办法由学院党政办公室综合档案室负责解释。
第三十二条 本办法自公布之日起施行。
