第一章 总 则
第一条 为进一步规范学校公文处理工作，提高公文质量和处理效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012），结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于学校各单位的公文处理工作。
第三条 公文是学校具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达上级方针政策、指示精神，发布学校规章制度、工作部署，实施学校管理功能的重要载体。
第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全；必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定。无密级的公文可以在办公自动化系统中运行，实行全程网上流转；有密级的公文一律以纸质文件运行，确保国家秘密安全。
第六条 公文处理实行统一指导、分级管理的原则。党政办公室（以下简称党政办）是学校党政公文的管理机构，主管以学校党委、行政和校长名义制发的各类公文并负责指导全校各单位的公文处理工作。各拟稿单位应有一位负责领导分工负责公文处理工作，并指定专人从事公文处理工作。
第二章 公文种类
第七条 学校党政公文种类主要有：
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
（三）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（五）通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文，发布院内规章制度，任免人员。
（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（七）报告。适用于向上级部门汇报工作、反映情况，回复上级部门的询问。
（八）请示。适用于向上级部门请求指示、批准。
（九）批复。适用于答复下级单位请示事项。
（十）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项，作为存档材料。
第三章 公文格式
第八条 学校各类公文格式均按照《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）执行。
第九条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。
（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可使用发文机关全称或者规范化简称。
（五）发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和发文顺序号组成。机关代字一般由两个层次组成，第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办公文的单位代字。
（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。
（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。
（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关简称。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文内容。公文首页必须显示正文。
（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。
（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。
（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。
（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。
（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。
（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，在印发机关和印发日期之前，与公文正文一起装订。
（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其它机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。
（十八）页码。公文页数顺序号。
第十条 公文用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm），文字自左至右横写，在左侧装订。
第四章 行文规则
第十一条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
第十二条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。不得越级行文。
第十三条 校内请示和报告应当遵循以下规则：
（一）“请示”应当一事一文，原则上只写一个主送单位，不得多头主送，如需同时送多个单位，应当用抄送形式。
（二）属于学校有关职能部门职权范围内的具体问题，应当直接报送相关职能部门处理。各职能部门对职权范围内的事情，要认真研究，尽职尽责地解决，不得推诿、拖延。确需学校研究解决的问题，职能部门要事先提出具体意见。除领导直接交办的事项外，“请示”一般不直接送领导个人。
（三）不得在“报告”中夹带请示事项。
（四）转呈相关单位的请示报告应先提出拟办意见，不得原文转报。
第五章 公文拟制
第十四条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第十五条 公文起草应当做到：
（一）符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。
（四）文种正确，格式规范。
（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（六）公文涉及其他单位职权范围内的事项，起草单位必须征求相关单位意见，力求达成一致。
（七）单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
第十六条 公文文稿签发前，应当由发文单位负责人进行审核。审核的重点是：
（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（二）内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。
（三）涉及有关单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。
需要发文单位审议的重要公文文稿，审议前由发文单位进行初核。
第十七条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。
第十八条 凡以学校名义制发的公文由校领导审批签发。重要公文和上行文由学校主要领导签发，下行文和平行文按分工负责的原则由分管校领导签发。各单位职权范围内的公文，由各单位主要负责人签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署单位的负责人会签。
第六章 公文办理
第十九条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第二十条 学校公文按学校和各单位两级进行办理。
（一）学校公文：主要指主发单位是学校及校内呈报校领导的公文，由党政办公室按照本办法第二十一条、第二十二条规定执行。
（二）各单位公文：主要指学校下发或学校其他平行单位来文等以各单位为收文机关的各类文件，由各单位参照本办法第二十一条、第二十二条规定自行负责。
第二十一条 学校收文办理主要程序是：
（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。发现问题，须及时向发文单位查询，并采取相应的处理措施。
（二）登记。收文后，应对公文的主要信息和办理情况作详细记载。涉密公文登记簿登记，非涉密公文在办公OA系统中处理。
（三）初审。公文登记后由党政办公室根据来文性质进行初审。初审的重点是：是否应当由学校或相关单位办理；是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求；涉及相关单位的事项是否已经协商、会签；重要请示、报告内容是否完备；附件是否齐全；是否涉及校外其他单位职权范围内的事项。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。
（四）拟办。公文初审合格后，提交党政办公室主任拟办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报有关校领导批示或者转有关单位办理。需要两个以上单位办理的，应当明确主办单位。紧急公文应当明确办理时限。
（五）批办。各类来文经拟办后，提交有关校领导批办。
（六）承办。承办单位对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。
（七）传阅。党政办公室根据批示意见和工作需要将公文及时送传阅对象阅处。在办理公文传阅时，应当随时掌握公文去向，避免漏传、误传、延误。
（八）催办。党政办公室要及时了解掌握公文的办理进展情况，紧急公文或者重要公文应重点跟踪催办，一般公文应当定期催办，督促承办单位按期办结。
（九）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
第二十二条 学校发文办理主要程序是：
（一）复核。党政办公室在公文正式印发前，应对已经院领导签批的公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；如有任何修改，应当报原签批院领导复审。
（二）登记。对复核后的公文，应及时办理发文登记，包括编排发文号，记录发文单位、签发人和签发时间，确定分送范围和印制份数等。
（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。
第二十三条 涉密公文应当通过机要途径或者机要人员进行传递。
第二十四条 公文办理完毕后，应按照档案法律法规以及学校档案管理规定，及时将公文的审签过程稿、定稿、正本和其他有存查价值的材料收集齐全、整理归档。
两个以上单位联合办理的公文，原件由主办单位归档，相关单位保存复制件。单位负责人兼任其他单位职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职单位归档。
第七章 公文管理
第二十五条 学校各单位应当建立健全本单位公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。
第二十六条 校外来文、学校公文由学校党政办公室统一管理。加强机要室和机要阅文室管理，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。
第二十七条 公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的单位或者上级部门决定。
第二十八条 公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文单位确定。经批准公开发布的公文，同发文单位正式印发的公文具有同等效力。
第二十九条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经主管机要保密的院领导批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文单位或者其上级部门批准。复制、汇编的公文视同原件管理。
复制件应当加盖复制单位戳记。翻印件应当注明翻印的单位名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注并进行管理。
第三十条 公文的撤销和废止，由发文单位或者上级部门根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第三十一条 涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退或者销毁。
第三十二条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第三十三条 对录有密级公文的计算机硬盘、光盘等应按同密级的公文管理。
第三十四条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理；单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交学校档案室。
工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第八章 附则
第三十五条 学校公文含电子公文。
第三十六条 外事方面的公文，依照外事主管部门的有关规定处理。
第三十七条 本办法由党政办公室负责解释。
第三十八条 本办法自公布之日起施行。原《广西科技大学鹿山学院公文处理办法》（院发〔2017〕82号）同时废止。
