制度文件

为进一步规范学院会议室的管理工作，提高使用效率，充分发挥会议室的功能和作用，保证各项工作的顺利开展，结合学院实际，特制定本办法。

一、适用范围

本办法适用于由学院党政办公室（以下简称“党政办”）统一管理、使用的院级会议室。

二、会议室的基本情况

三、会议室的功能

院级会议室主要用于学院举办的各种中小型办公会议和公务接待。

（一）1605会议室、1705会议室：主要用于上级有关部门到院检查指导工作、外单位到院公务来访等小型会议，以及院领导召集的小型会议。

（二）多功能会议室：主要用于参加上级有关部门召开的视频会议，以及院领导召集、二级单位组织召开的中型会议。

（三）中型会议室：主要用于上级有关部门到院检查指导工作、外单位到院公务来访等中型会议，以及院领导召集的中型会议。

（四）101会议室、1803会议室：主要用于人数较少的外宾、重要领导嘉宾的公务接待。

四、会议室日常管理

（一）会议室由党政办安排专人管理，各单位使用申请受理和使用监管等。

（二）党政办负责定期做好会议室室内卫生保洁、设施设备检查及防火防盗工作，保证会议室使用前室内干净、整洁、有序，各类设施设备能够正常使用，确保物品财产安全完好。

（三）党政办负责根据会议性质、类型和会议室的功能及使用情况，合理安排学院各类会议。

五、会议室使用审批程序

（一）会议室主要供院内单位使用，原则上不对外单位借（租）用。未经批准不得随意使用会议室。

（二）学院各单位使用院级会议室原则上须提前2个工作日在OA办公系统提交会议室使用申请表，并按表格要求认真填写会议名称、地点、类型、召集人、开始时间、结束时间等信息。休息日使用会议室应在工作日提交使用申请。

（三）列入学院每周会议安排表的会议由党政办负责申请会议室，会务工作由会议安排表上的负责单位承担。2个以上会议负责单位的，会务工作由负责单位自行商定。学院每周会议安排表之外的其他会议，会务工作由使用单位承担。

（四）因未办理会议室使用申请手续、登记不及时或不明确导致出现会议延误或会议室冲突等情况，后果由使用单位自行承担。

（五）使用单位因故取消会议应及时通知党政办，以便会议室另作安排。若遇会议改期，须根据使用时间重新提交使用申请。

（六）如各单位预约的会议室与学院临时安排的重要会议发生冲突，由党政办负责统筹协调。

六、会议室使用规定

（一）会议室使用安排遵循先全院性会议后单位会议、先紧急会议后一般会议、内宾让外宾、下级让上级、先预约先使用，谁使用谁管理的原则。

（二）会议室配备烧水壶、保温壶、泡茶壶、抽纸、纸杯、瓷杯、茶叶等会议常用物品，不配备瓶装矿泉水等，使用单位如有需要须自行准备。会议室附属设施原则上不外借。

（三）会议会务工作由使用单位派专人负责。使用单位应提前半天到党政办登记并领取会议室钥匙。若有使用多媒体设备等其他要求，应提前1天通知党政办协助做好相关准备工作，以确保会议顺利进行。

（四）会议室使用期间，使用单位和与会人员要爱护会议室内的设施，自觉保持和维护室内卫生；禁止在会议室内吸烟、随地吐痰、乱扔杂物等；禁止携带易燃、易爆及危险化学品等危险性、污染性物品进入会议室；禁止将会议室物品带走或挪作他用；除专设区域外，禁止在会议室墙面、地面、窗户、立柱等地方粘贴、悬挂任何物品；禁止乱动多媒体设备；未经允许不得随意移动会议桌椅等固定设施；未经批准，不得私自搭接电线。严禁利用会议室举办违反国家有关法律、法规和学院院纪院规的活动。

（五）会议室使用期间，会务、管理与安全及会后室内的清洁卫生工作由使用单位承担。会议室使用完毕后，使用单位须自觉清理桌面纸杯、矿泉水瓶、纸屑等杂物，将附属设备放至指定位置，恢复桌椅、桌面等原貌，关闭会议室电子设备、空调、门窗、灯具，切断总电源，通知党政办管理人员验收并交还会议室钥匙及相关物品。

（六）使用单位会前、会后应认真检查会议室内设施设备完好情况，小心使用，发现物品缺失、损坏等情况第一时间报党政办；严格遵守字幕电子屏、音响、投影仪等设备操作程序，以免损坏。如因人为因素造成会议室内设施损坏、丢失或造成其他损失的，由使用单位或个人承担相应责任。

（七）对于不按规定使用会议室或使用后验收不合格的单位，党政办负责指导、督促其按规定使用。若出现使用单位多次验收不合格的情况，党政办可限制其再次使用会议室。

七、附则

本办法由党政办公室负责解释，自发布之日起施行。

附件：1.柳州工学院院属会议室使用申请流程

      2.柳州工学院会议议程及与会人员名单（模板）

附件1